個人情報保護方針

当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

ａ）個人情報は、カタログ誌の編集・各種企業関連（会社案内・製品）のパンフレット制作業務における当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。

ｂ）個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。

ｃ）個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、個人情報保護上、問題があると判断された場合には速やかに是正措置を講じます。

ｄ）個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。

ｅ）個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。

以上

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【お問合せ窓口】

個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

株式会社サンポスト 　個人情報問合せ窓口

〒160-0022　東京都新宿区新宿1- 8 -1　大橋御苑駅ビル7F

総務担当　営業時間：10：00～18：00（土・日・祝日・年末年始はお休み）

メール:privacy(a)sunpost.co.jp ※(a)を@に変更ください。

■個人情報の取扱いについて

１．当社が取り扱う個人情報の利用目的

（1）ご本人から直接書面によって取得する個人情報（ホームページや電子メール等によるものを含む）の利用目的 取得に先立ち、ご本人に対し書面により明示します。

（2）前項以外の方法によって取得する個人情報の利用目的

分類	利用目的
個人のお客様情報	ご利用履歴管理のため お問合せ対応のため
お取引先担当者様情報	発注内容確認のため（通信記録等）
業務の受託に伴い、お客様からお預かりする個人情報	カタログ誌の編集・各種企業関連(会社案内・製品)のパンフレットを制作するため

■保有個人データ又は第三者提供記録に関する事項の周知

当社で保有している保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、第三者提供記録の開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

当社は、次の場合を除いて、あらかじめ本人の同意を得ることなく、第三者に個人データを提供することはありません。

（１）個人情報保護法以外の他の法令に基づき、個人データを第三者提供する場合

（２）人の生命、身体又は財産の保護のために個人データの第三者提供が必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

（３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

（４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

ａ）事業者の名称

株式会社サンポスト

ｂ）個人情報の保護管理者

氏　名：白井　久一

所　属：管理部

連絡先：メール:privacy(a)sunpost.co.jp ※(a)を@に変更ください。

ｃ）全ての保有個人データの利用目的

分類	利用目的
個人のお客様情報	ユーザー様サポートのため ご利用履歴管理のため 当社サービスのご案内のため お問合せ対応のため
お取引先担当者様情報	発注内容確認のため（通信記録等）
当社従業員情報	社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため
当社への採用応募者情報	採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため
特定個人情報	番号法に定められた利用目的のため

ｄ）保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

株式会社サンポスト 　個人情報問合せ窓口

〒160-0022　東京都新宿区新宿1- 8 -1　大橋御苑駅ビル7F

営業時間：10：00～18：00（土・日・祝日・年末年始はお休み）

メール:privacy(a)sunpost.co.jp ※(a)を@に変更ください。

ｅ）認定個人情報保護団体

当社は、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。

一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会(JUAS） 　

〒104-0045

東京都中央区築地一丁目１３番１４号　NBF東銀座スクエア 2階

電話番号：03-6264-1318

※受付時間　10:00～16:00（土・日・祝日休み）

※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではありません。

ｆ）保有個人データの開示等の求めに応じる手続き

1）開示等の求めの申し出先

開示等のお求めは、上記個人情報問合せ係にお申し出ください。
2）開示等の求めに関するお手続き

①お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。

②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ係までご郵送ください。

③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。

④回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。

3）代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料

開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。

①代理人である事を証明する資料

＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞

本人の委任状（原本）

＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し

戸籍謄本

住民票（続柄の記載されたもの）

その他法定代理権の確認ができる公的書類

＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し

後見登記等に関する登記事項証明書

その他法定代理権の確認ができる公的書類

②代理人様ご自身を証明する資料

運転免許証

パスポート

健康保険の被保険者証

住民票

4）利用目的の通知または開示のお求めについての手数料

1回のお求めにつき1000円

（お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。）

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■保組織的安全管理措置

・JIS Q 15001規格に則り、適切に個人データを取り扱う組織を構成しています。

・個人データの取り扱いに関する責任者を任命し、役割および責任を明確にしています。

・個人データの漏えい事故等の発生、または兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。

・個人データの取り扱いに関する規程に従った運用を確保するため、個人データの取り扱い状況について、定期的に自ら行う点検および内部監査を実施しています。また、隔年でプライバシーマーク更新審査を受審しています。

・定期的に、および適宜に個人情報保護マネジメントシステムを見直ししています。

・個人データの取り扱いの全部または一部を委託する場合、十分な個人データの保護水準を満たしている者を選定し、秘密保持契約を締結しています。また、委託先が個人データを適切に扱っていることを定期的に確認しています。

■人的安全管理措置

・就業中はもとより離職後も含めた守秘義務を明記した誓約書を、就労者と取り交わしています。

・就労時に全就労者に対して個人データの取り扱いに関する教育で基礎知識の習得を徹底しています。修了しないと社内システムを含むすべての社内業務は出来ない仕組みとしています。

・毎年、全就労者を対象に個人データの取り扱いに関する留意事項について、基礎知識の教育を行っています。

・個人データの取り扱いに関する社内規程違反者に対しては再教育を実施し再発防止策を講じています。違反内容のリスクに応じた研修を行っています。

■物理的安全管理措置

・個人データを保有する施設および設備について、業務上必要な者のみ入退室の権限を与えることで、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。

・来訪者には、来訪者であることが分かるように入館証の着用をお願いしています。

・個人データを保有する施設および設備において就労者・来訪者の入退記録を取り、保管しています。

・防犯カメラを設置することで映像による記録を取得しています。

・個人データが記録された電子機器または電磁的記憶媒体の紛失・盗難対策を実施し、個人データの漏えいを防止しています。

・個人データが記録された電子機器または電磁的記憶媒体等を廃棄する場合は、適切な破棄・破壊等の措置を講じています。

■技術的安全管理措置

・個人データを管理するシステムには、アクセス権を設定し、利用できる就労者を限定しています。

・個人データを管理するシステムと外部ネットワークとの接続箇所にファイアウォール等を設置し、不正アクセスを検知、遮断しています。

・個人データを管理するシステムログ等の定期的な分析により、不正アクセス等を確認しています。

・個人データを管理するシステムおよび機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入し、不正ソフトウェアの有無を監視しています。

・機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、機器やソフトウェア等を最新状態にしています。

・個人データを管理するシステムを設計する際、安全を確保しております。更に継続的に見直しを行っています。（情報システムのぜい弱性を突いた攻撃への対策を講ずることを含む）

・個人データの移送／送信は、パスワードまたは暗号化等による保護を行っています。

社外と個人データの授受を行う場合には、厳格な管理の下で取り扱うよう、当社が監理いたします。

以上